A história é clássica. Você começa uma empresa e passa a conquistar clientes, a contratar novos funcionários e a fazer mil tarefas que nem imaginava por causa da burocracia brasileira.
Crescer traz problemas bons, mas ainda assim são problemas.
Como fazer para se organizar e não perder a eficiência? Você precisa criar processos na sua empresa!
Uma gestão voltada a processos vai trazer resultados excelentes, contudo ela depende de cultura organizacional. Sem planejamento e liderança, os processos podem engessar ao invés de aperfeiçoar o desempenho. Muitas implementações falham justamente pela ineficiência na comunicação e no pontapé inicial, por isso se atente as dicas que vamos dar a seguir.
Se você pretende implementar uma gestão de processos, confira estes cinco passos:
Para qualquer processo dar certo, todos precisam estar cientes. De verdade. E não basta apenas emails, memorandos, discursos ou conversas de corredor. Você precisa realizar uma verdadeira campanha de endomarketing para explicar a todos os benefícios e a importância estratégica que um novo processo trará no médio ou longo prazo.
Além disso, sua campanha precisa esclarecer todo o processo de cabo a rabo, exibindo os avanços e a situação em que a empresa se encontra naquele momento. Por fim, ela também precisa ser motivadora e engajar todo mundo, pois se alguma ponta ficar solta ou um setor não contribuir, você estará jogando dinheiro e tempo fora.
Sua empresa com certeza existe para resolver um problema ou necessidade de um cliente ou outra empresa, certo? Portanto, antes de criar processos, defina sua cadeia de valor para poder argumentar como cada processo vai incrementá-la.
Não cometa o erro de deixar muitas pessoas ou todos responsáveis pelos processos. Cachorro com dois donos morre de fome. Todos devem participar, mas alguém dedicado deve gerir. Você pode deixar uma pessoa ou até mesmo, se possível, criar um setor dedicado a desenvolver, pesquisar metodologias, testar novas ferramentas e buscar as melhores práticas.
Sem falar também da necessidade de ter alguém dedicado a acompanhar de perto se a empresa está seguindo o que foi passado e auditar a implementação correta do que foi previamente estabelecido..
Antes de implementar qualquer processo, tome o cuidado de verificar em como cada um deles contribuirá para atingir os objetivos estratégicos da sua empresa. Tendo uma lista deles, você vai definir sua prioridade de acordo com os que têm mais impacto na estratégia, evitando assim que a implementação se torne uma grande novela e seja interminável.
É preciso praticar o desapego. No início, foque apenas naqueles que realmente podem fazer os ponteiros do relógio girar. Para tanto, ordene a sua lista e use técnicas como a tradicional matriz GUT para priorizar onde atacar por primeiro.
Antes de sair executando um novo processo, é preciso mapear como o fluxo de trabalho atual funciona, entender os gargalos e os problemas. Mesmo que as atividades não estejam formalizadas, defina claramente os seguintes pontos:
? Descrição da atividade
? Lista de atividades realizadas
? Qual o fluxo lógico
? Problemas e gargalos
? Informações extras sobre o processo
? Indicadores-chave do processo (KPIs)
Com base em todos estes dados, formalize o processo com a equipe e acompanhe como ele se sai durante um intervalo de tempo pré-estabelecido. Você precisará ter KPIs com métricas que vão ajudar a verificar os avanços ou retrocessos que o novo processo trouxe.
É somente com este tipo de abordagem que será possível fazer uma análise capaz de mostrar evolução. Se possível, crie dashboards, telas, cartolinas ou até mesmo quadros que possam mostrar os avanços a todos na empresa. Lembre-se que a alienação joga contra, portanto dê um jeito de estampar estes dados para todo mundo, sem exceção. A informação tem que estar disponível e acessível.
Esta é uma etapa fundamental. Você já definiu os processos, mapeou, comunicou, avaliou, executou e têm em mãos os primeiros resultados. É hora de realmente transformar isso numa cultura. A roda não pode parar. Os resultados precisam ser exaltados com os funcionários e novas etapas precisam ser planejadas e executadas.
Defina a visão futura do processo, como ele vai se comportar, quais hipóteses estarão ainda em avaliação e demonstre que ele nunca acabará, embora prossiga evoluindo sempre. Uma vez implementado com sucesso, ele fará parte do dia a dia da equipe e então dará espaço para que novos processos sejam criados.
Como isso demanda energia, tempo e custo monetário, recomendamos sempre escolher poucos processos que tenham alto impacto até o empreendedor e administrador amadurecer a implementação e obter resultados reais. Depois disso, aí sim é possível escalar a prática com processos menores.
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Este texto lhe foi útil? Agora ficou mais claro como dar os primeiros passos para criar processos na sua empresa? Nós da Confianza Consultoria estamos preparados para ajudar a sua empresa a construir resultados. Conheça nossas soluções!
